Nómina electrónica DIAN 2026: quién está obligado, cuándo se transmite y cómo habilitarse
La nómina electrónica no es una forma de pagar a la gente: es un documento tributario que cada empleador obligado genera por trabajador y por mes, y transmite a la DIAN para que el gasto de nómina valga como costo o deducción en renta. Aquí está, con el artículo de la norma al lado, quién está obligado, cuándo, cómo se habilita y qué opciones hay para cumplir.
Revisado el 21 de septiembre de 2026.
Qué es exactamente el «documento soporte de pago de nómina electrónica»
Es el documento que soporta los costos y deducciones en el impuesto de renta —y los impuestos descontables en IVA, cuando aplique— derivados de los pagos de nómina: los que salen de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pagos a pensionados a cargo del empleador. Lo define el artículo 1.5.3.2.1 de la Resolución Única 000227 de 2025 de la DIAN, que desde septiembre de 2025 compila la Resolución 000013 de 2021 y sus modificaciones, con base en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Se compone de tres bloques: los valores devengados (salario, horas extra, auxilios, prestaciones pagadas), los valores deducidos (salud, pensión, retención, libranzas) y el valor total diferencia. Se genera uno por cada beneficiario del pago, no uno por empresa, y la DIAN lo valida y le asigna un código único (CUNE).
Conviene no confundirlo con la planilla PILA: la PILA es el pago de la seguridad social y parafiscales (la vigila la UGPP); la nómina electrónica es el soporte tributario del gasto (la vigila la DIAN). Son dos obligaciones distintas con la misma información de fondo, y por eso los cruces entre una y otra son lo que más sanciones produce.
Quién está obligado (y quién no)
El artículo 1.5.3.2.3 define al obligado con cuatro condiciones a la vez: ser contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios; hacer pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, o pagos a pensionados a cargo; y querer soportar esos pagos como costo o deducción en renta (o impuestos descontables en IVA). El tamaño de la empresa ya no cuenta: el calendario por número de empleados terminó de aplicarse en 2022 y hoy la obligación rige para cualquier empleador que cumpla esas condiciones, así tenga un solo trabajador.
Los empleados y pensionados no generan nada: el documento lo genera y transmite el empleador. Los pagos a contratistas por prestación de servicios tampoco van por aquí —no hay relación laboral— sino por el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, que es otro capítulo de la misma resolución.
¿Quién no está obligado? Quien no encaje en la definición: por ejemplo, un empleador que no es contribuyente de renta o que no va a solicitar ese gasto como costo o deducción. Ojo: esa es una decisión tributaria, no de nómina, y las consecuencias de equivocarse son sobre la declaración de renta. Si dudas, la pregunta para tu contador es exactamente esa: «¿vamos a deducir esta nómina en renta?».
Cuándo se transmite: el calendario que rige hoy
La regla general está en el artículo 1.5.3.4.1.1: el documento se genera de forma mensual y se transmite «dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente» al del pago. Da igual si pagas quincenal o semanal: el artículo 1.5.3.2.2 obliga a acumular en un solo documento mensual por trabajador todo lo devengado y deducido del mes anterior.
¿Días hábiles o calendario? La resolución dice «diez primeros días» sin adjetivo. En las dos resoluciones de plazos especiales que la DIAN expidió (000151 de 2021 y 000028 de 2022) contó explícitamente «diez (10) primeros días hábiles». En la práctica, la lectura segura es transmitir antes del décimo día calendario y no apostar a que un fin de semana te dé margen.
Plazos del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste (Resolución Única 000227 de 2025 y Resolución 000013 de 2021).
| Situación | Plazo | Norma |
|---|---|---|
| Empleador ya obligado, cada mes | Dentro de los diez primeros días del mes siguiente al del pago, un documento por trabajador con todo el mes acumulado | Arts. 1.5.3.2.2 y 1.5.3.4.1.1 |
| Empleador nuevo (primer pago de nómina, o empresa que empieza a facturar) | Dos meses contados desde el primer pago para habilitarse y transmitir (calendario permanente) | Res. 000013 de 2021, art. 6 num. 2 (mod. Res. 000037 de 2021) |
| Notas de ajuste (corregir, reemplazar o eliminar un documento ya transmitido) | Mismo plazo: los diez primeros días del mes siguiente | Arts. 1.5.3.4.1.1 y 1.5.3.5.1.9 |
| La DIAN tiene una falla tecnológica | 48 horas contadas desde el día siguiente al restablecimiento del servicio | Art. 1.5.3.5.1.5 |
| La falla tecnológica es tuya | 48 horas desde el día siguiente en que se supera, guardando los soportes de la falla | Art. 1.5.3.5.1.6 |
Qué debe contener cada documento
El artículo 1.5.3.3.1 lista el contenido mínimo: denominación expresa como documento soporte de pago de nómina electrónica; nombre o razón social y NIT del empleador; nombres y número de identificación del trabajador; el CUNE; un número consecutivo interno; los conceptos y valores devengados; los deducidos; el valor total diferencia; el medio de pago; la fecha y hora de generación; y la firma digital del empleador. El anexo técnico de la DIAN fija el formato (XML) y los códigos de cada concepto.
En la práctica no llenas nada de esto a mano: el software de nómina —o la solución gratuita de la DIAN— arma el XML a partir de la liquidación. Lo que sí es tuyo es que la liquidación esté bien: si el devengado o las deducciones están mal, el documento validado también lo estará y habrá que corregirlo con una nota de ajuste.
Las tres formas de cumplir
El artículo 1.5.3.5.1.1 obliga a declarar en la habilitación con qué medio vas a operar: un desarrollo propio o un software adquirido a un proveedor de soluciones tecnológicas. A eso se suma la herramienta gratuita de la propia DIAN. Son tres caminos con costos y trabajo muy distintos.
Qué hace cada camino y qué te deja a ti.
| Camino | Qué hace por ti | Qué te deja a ti | Para quién |
|---|---|---|---|
| Software de nómina (Siigo, Alegra, Loggro, Aleluya, Aliaddo…) | Liquida la nómina, arma y transmite el documento, genera notas de ajuste y, según el plan, la PILA y los archivos para el banco | Registrar novedades a tiempo y revisar la liquidación | Casi toda pyme con empleados: desde unos COP 10.000 al mes en pago anual |
| Solución gratuita de la DIAN | Emite el documento soporte y las notas de ajuste a partir de los datos que le cargues | Liquidar la nómina por tu cuenta (prestaciones, PILA, bancos) y cargar los valores | Empleadores muy pequeños que ya liquidan aparte y solo necesitan cumplir |
| Contador u outsourcing de nómina | Todo lo anterior, con criterio profesional y responsabilidad pactada por contrato | Entregar las novedades y pagar la factura | Quien no quiere operar la nómina ni el software |
Notas de ajuste: cómo se corrige un documento ya transmitido
No se «borra» un documento validado. Se transmite una nota de ajuste (artículo 1.5.3.5.1.9) que lo reemplaza o lo elimina, identificando el CUNE del documento original, con su propio consecutivo y su propio CUNE. Sirve para errores aritméticos o de contenido, para reemplazar un documento y para eliminar uno transmitido por error.
El plazo es el mismo del documento: los diez primeros días del mes siguiente. La DIAN precisó en el Oficio 914809 de 2021 que un documento con información incompleta «no será válido para soportar costos y deducciones», así que la nota de ajuste no es cosmética: es lo que vuelve a dejar el gasto soportado.
Qué pasa si no transmites, transmites tarde o con errores
La consecuencia directa está en la definición misma del documento: sin documento validado, el pago de nómina no tiene el soporte que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario exige para costos y deducciones. En una fiscalización, ese gasto puede rechazarse y la renta líquida subir en esa proporción. Además, el sistema de facturación tiene su propio régimen sancionatorio (artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021), cuya aplicación concreta a este documento la DIAN ha ido precisando por doctrina.
No publicamos aquí cifras de multas porque dependen del caso y de la interpretación vigente; lo que sí es seguro es que el costo de cumplir —desde COP 10.000 al mes en el software más barato— es una fracción mínima de lo que vale el gasto que quedaría sin soporte. Esa es la cuenta que conviene hacer.
Conservación y representación gráfica
Los documentos y notas validados deben conservarse conforme al artículo 632 del Estatuto Tributario y al artículo 46 de la Ley 962 de 2005, de forma accesible para consulta (artículo 1.5.3.8.2). Si tu software cierra o cambias de proveedor, exige antes la exportación de los XML y sus validaciones: son tuyos y son tu prueba.
El desprendible de pago que le das al trabajador puede ser la representación gráfica del documento (artículo 1.5.3.8.3), con el código QR de consulta; no es obligatorio expedirla, pero si la expides debe llevar el contenido mínimo.
Calendario y casos prácticos
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Paso a paso
- Confirma que estás obligado y desde cuándo. Si eres contribuyente de renta, pagas nómina y vas a deducirla, estás obligado. La fecha que manda es la del primer pago de nómina: desde ahí corren los dos meses del calendario permanente para habilitarte y transmitir.
- Ten el RUT al día y la habilitación como facturador electrónico. La funcionalidad de nómina vive dentro del sistema de facturación electrónica de la DIAN. Para la solución gratuita, la DIAN exige expresamente estar en el RUT y haber hecho antes la habilitación como facturador electrónico.
- Elige el medio: software de un proveedor, desarrollo propio o solución gratuita. Compara precio, si incluye PILA y archivos bancarios y qué soporte dan (ver la comparativa). En la habilitación tendrás que declarar cuál usas y registrar el fabricante, su NIT y el código del software.
- Habilítate en «Documentos electrónicos → Documento soporte de pago de nómina electrónica». Entra al servicio de validación previa de la DIAN, selecciona la funcionalidad de nómina electrónica, registra el software, corre el set de pruebas y confirma que el estado pasa de «solicitado» a «habilitado» (artículo 1.5.3.5.1.1). La producción se activa sola después.
- Configura numeración y firma. Necesitas rangos de numeración consecutiva para el documento y para las notas de ajuste, y un certificado o firma digital para firmar cada documento. Con un proveedor, esto suele venir configurado; con la solución gratuita lo pides en la plataforma.
- Cada mes, genera un documento por trabajador y transmítelo dentro de los diez primeros días. Acumula todo lo devengado y deducido del mes anterior por persona, genera, transmite y guarda la validación con su CUNE. Si pagas quincenal, el documento sigue siendo uno por mes.
- Corrige con notas de ajuste, nunca «reenviando». Un error se corrige transmitiendo una nota de ajuste que reemplace o elimine el documento original, en el mismo plazo. Guarda la nota y la validación junto al documento corregido.
- Conserva los XML y sus validaciones. Son el soporte del gasto en renta. Exige a tu proveedor la exportación completa si cambias de software, y guárdalos por el término del artículo 632 del Estatuto Tributario.
Preguntas frecuentes
¿La nómina electrónica es obligatoria para una empresa con un solo empleado?
Sí, si la empresa es contribuyente de renta y va a deducir ese salario. La obligación depende de esas condiciones, no del número de empleados; el calendario por tamaño terminó de aplicarse en 2022.
¿Los diez primeros días del mes son hábiles o calendario?
La regla general (art. 1.5.3.4.1.1) dice «diez (10) primeros días» sin especificar; en sus resoluciones de plazos especiales de 2021 y 2022 la DIAN los contó como días hábiles. Lo prudente es transmitir antes del día 10 calendario.
¿Tengo que transmitir la nómina de un contratista por prestación de servicios?
No por nómina electrónica: no hay relación laboral. Ese pago se soporta con el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, si el contratista no factura, o con su factura si factura.
¿La nómina electrónica reemplaza la PILA?
No. La PILA es el pago de seguridad social y parafiscales; la nómina electrónica es el soporte tributario del gasto ante la DIAN. Se hacen las dos, con la misma información, y la UGPP puede cruzarlas.
¿Puedo usar la solución gratuita de la DIAN en vez de un software?
Sí, si ya tienes RUT, habilitación como facturador electrónico y un certificado digital. Emite el documento y las notas de ajuste, pero no liquida prestaciones ni genera la PILA: eso lo sigues haciendo aparte.
¿Qué pasa si el sistema de la DIAN se cae el día 10?
El artículo 1.5.3.5.1.5 da 48 horas contadas desde el día siguiente al restablecimiento del servicio, siempre que la falla sea de la DIAN y conste el aviso del servicio informático.
Fuentes consultadas
- DIAN, Resolución Única 000227 de 2025, Parte 1, Título 5, Capítulo 3 «Nómina electrónica» (arts. 1.5.3.1.1 a 1.5.3.9.8) (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, Resolución 000013 de 2021 (art. 6, calendarios de implementación y calendario permanente) (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, Resolución 000151 de 2021 (plazo especial para empleadores de 1 a 10 empleados) (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, Resolución 000028 de 2022 (plazo especial para no obligados a expedir factura electrónica) (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, Oficio 914809 del 3 de diciembre de 2021 (notas de ajuste y validez del soporte) (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, micrositio «Solución gratuita de nómina electrónica» (leída el 21 de septiembre de 2026)
- DIAN, página oficial del documento soporte de pago de nómina electrónica (leída el 21 de septiembre de 2026)
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Última actualización del modelo: 2026-09-07.