Nómina electrónica para persona natural con empleados
Una persona natural puede quedar obligada. No decide la existencia de una sociedad, sino las condiciones del artículo 1.5.3.2.3 de la Resolución 227/2025.
Revisado el 21 de septiembre de 2026.
Comprueba las tres condiciones
Revisa con quien prepara tu declaración si eres contribuyente de renta, si realizas pagos o abonos derivados de una relación laboral y si necesitas soportar esos valores como costos o deducciones. No equipares automáticamente «no obligado a facturar» con «no obligado a nómina electrónica».
Por ejemplo, una persona natural que contrata personal para su negocio y pretende deducir esos pagos debe revisar la obligación. El análisis difiere de un gasto familiar que no se lleva como costo o deducción.
La identidad debe ser la del empleador
La identificación del sujeto obligado y la del beneficiario forman parte del contenido mínimo (art. 1.5.3.3.1). No utilices el NIT del contador o del proveedor como si fuera el empleador. La habilitación es un procedimiento del sujeto obligado (art. 1.5.3.5.1.1).
Aunque delegues, conserva el control
Pide a tu contador o proveedor copia del documento transmitido, de su respuesta DIAN y de las notas de ajuste. El artículo 1.5.3.5.1.8 mantiene en el sujeto obligado la responsabilidad sobre exactitud y requisitos sustanciales. La conservación se regula en el art. 1.5.3.8.2.
Preguntas frecuentes
¿Solo las empresas transmiten?
No. El art. 1.5.3.2.3 define sujetos obligados por condiciones tributarias y pagos laborales, no por ser sociedad.
¿Puedo encargar el trabajo a mi contador?
Puedes apoyarte en él para operar; la responsabilidad del sujeto obligado permanece según el art. 1.5.3.5.1.8.
¿Qué documento debo guardar?
El soporte, sus ajustes y las respuestas de validación, conservados de forma accesible (arts. 1.5.3.5.1.7 y 1.5.3.8.2).
Fuentes consultadas
- DIAN, Resolución Única 000227/2025, capítulo de nómina electrónica (leída el 21 de septiembre de 2026)
Aviso legal y de uso
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Los cálculos se basan en tasas y regulaciones oficiales colombianas vigentes a la fecha indicada en cada resultado, e incorporan supuestos simplificados para fines comparativos. Las cifras son estimaciones aproximadas; el costo real depende de la convención colectiva aplicable, la caja de compensación, la clase de riesgo ARL exacta, el municipio, las exoneraciones tributarias aplicables (Ley 1607 art 25), y el contrato específico.
Consulte siempre con un contador público o abogado laboral colombiano antes de tomar decisiones de contratación, terminación, reclasificación, o estructuración societaria.
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Última actualización del modelo: 2026-09-07.