Nómina electrónica con un solo empleado: cuándo es obligatoria
Tener un solo empleado no crea una exención. La pregunta es si eres contribuyente de renta, realizas pagos derivados de una relación laboral y necesitas soportarlos como costo o deducción (art. 1.5.3.2.3).
Revisado el 21 de septiembre de 2026.
La obligación depende del empleador, no del tamaño
El artículo 1.5.3.2.3 no establece un mínimo de empleados. Los grupos por cantidad de trabajadores pertenecieron al calendario de implementación; no son una exclusión permanente para las microempresas.
Ejemplo: una empresa contribuyente de renta que necesita deducir el salario de su único trabajador debe evaluar la obligación bajo ese artículo. No basta con pagar PILA o guardar un recibo de salario.
Un documento mensual por beneficiario
Los artículos 1.5.3.2.1 y 1.5.3.2.2 exigen información independiente por beneficiario y acumulada mensualmente. Si pagas por quincenas, consolidas el mes; no conviertas dos pagos en dos obligaciones mensuales separadas.
Revisa identificación, periodo, devengos, deducciones y total antes de transmitir (art. 1.5.3.3.1). Conserva el documento y la respuesta de validación, no únicamente una captura del software (arts. 1.5.3.5.1.7 y 1.5.3.8.2).
Cómo elegir una herramienta pequeña
Si tu contador ya liquida el salario y las prestaciones, puede bastar una ruta de emisión. Si necesitas calcular novedades y PILA, revisa un plan de liquidación. La solución gratuita DIAN y un programa de nómina resuelven alcances distintos.
Preguntas frecuentes
¿Con un empleado puedo quedar obligado?
Sí: el art. 1.5.3.2.3 no fija un mínimo de empleados.
¿PILA reemplaza el soporte electrónico?
No. PILA acredita aportes y la nómina electrónica es el soporte tributario de los pagos laborales.
¿Debo transmitir cada quincena?
La periodicidad tributaria del art. 1.5.3.2.2 es mensual, aunque pagues por quincenas.
Fuentes consultadas
- DIAN, Resolución Única 000227/2025, capítulo de nómina electrónica (leída el 21 de septiembre de 2026)
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Los cálculos se basan en tasas y regulaciones oficiales colombianas vigentes a la fecha indicada en cada resultado, e incorporan supuestos simplificados para fines comparativos. Las cifras son estimaciones aproximadas; el costo real depende de la convención colectiva aplicable, la caja de compensación, la clase de riesgo ARL exacta, el municipio, las exoneraciones tributarias aplicables (Ley 1607 art 25), y el contrato específico.
Consulte siempre con un contador público o abogado laboral colombiano antes de tomar decisiones de contratación, terminación, reclasificación, o estructuración societaria.
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Última actualización del modelo: 2026-09-07.